GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS

1.Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios
2.Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
3.Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.
4.Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte.
5.Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
6.Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
7.Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado. 8.Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
 9.Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado. 10.Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado.

GESTÃO FINANCEIRA

1.Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
2.Elaboração do quadro de rateio das despesas.
3.Emissão dos recibos/boletos bancários.
4.Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco. 5.Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
6.Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
7.Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos. 8.Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
 9.Conciliação da conta bancária.
10.Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
 11.Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
12.Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
13.Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
14.Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
15.Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
16.Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
17.Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
18.Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
19.Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.
20.Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
21.Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (para funcionários não terceirizados)

1.Recrutamento de funcionários 2.Seleção de funcionários com pesquisa cadastral 3.Admissão e procedimentos de registro 4.Contrato de experiência. 5.Treinamento de funcionários - interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc. 6.Atualização das fichas de registro dos funcionários 7.Atualização das carteiras profissionais 8.Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria 9.Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios 10.Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença 11.Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente. 12.Formalização de advertências disciplinares 13.CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 14.Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho 15.Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle 16.Salário-família – controle/concessão 17.Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico 18.Elaboração da folha de pagamento 19.Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários 20.Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas 21.Elaboração da folha de pagamento do 13º salário 22.Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS) 23.Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS 24.Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP 25.Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal 26.Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal 27.Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados 28.PIS – cadastramento de novos funcionários 29.PIS – elaboração das guias e recolhimento 30.Emissão dos informes de rendimentos 31.Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte 32.Livro de inspeção trabalhista 33.Aquisição e controle de uniformes 34.Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias 35.Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado). 36.RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC). 37.Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários. 38.DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC). 39.Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho. 40.Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho. 41.Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador 42.Vale alimentação/refeição. 43.Controle, aquisição e distribuição de vales transporte. 44.Convênio de assistência médica. 45.Convênio de assistência odontológica. 46.CIPA – Atendimento à NR-5. 47.EPI – Atendimento à NR-6. 48.PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado.. 49.PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado. 50.PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado 51.LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

GESTÃO ADMINISTRATIVA

1.Gerenciamento dos arquivos documentais 2.Controle do cadastro de proprietários. 3.Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc.. 4.Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço geralmente cobrado à parte). 5.Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo. 6.Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio. 7.Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte). 8.Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais. 9.Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte. 10.Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos 11.Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários 12.Atendimento a fornecedores de materiais e serviços 13.Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços 14.Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação) 15.Acompanhamento da liqüidação de sinistros. 16.Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber: validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais) vencimento das cargas dos extintores de incêndio; testes hidrostáticos dos extintores hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio sinalização de segurança sistema de alarme sistema de iluminação de emergência grupo gerador de energia elétrica sistema de detecção de fumaça portas corta-fogo corrimãos escada de emergência e rotas de fuga sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema) instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas sistema de sprinklers aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos 17.Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas). 18.Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio. 19.Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico. 20.Gestão dos contratos de conservação e de manutenção: a) elevadores b) porteiros eletrônicos c) centrais telefônicas d) antenas coletivas e) áreas ajardinadas f) portões automáticos g) conjunto moto-bombas h) aquecimento central i) ar condicionado central 21.Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: a) serviços de vigilância patrimonial b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral c) serviços de limpeza d) serviços de portaria 22.Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o Condomínio através da nossa associada Techview Engenharia. 23.Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento. 24.Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.). 25.Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc. 26.Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc. 27.Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço geralmente cobrado à parte

Síndico profissional

Há condomínios onde a eleição para síndico é acirrada, com chapas montadas, muitas propostas, e vários interessados em exercer esse cargo de responsabilidade. Há outros locais, porém, onde falta tempo, conhecimento ou até interesse da parte dos moradores para ocupar a vaga. Para esses últimos há a possibilidade de se contratar um síndico profissional. Grandes empreendimentos, com várias torres, ou condomínios com pouquíssimas unidades e de elevado padrão são os que mais procuram a ajuda desse profissional. Mesmo sendo tentador haver uma pessoa qualificada para lidar com a administração do condomínio – um serviço que muitas vezes se mostra bastante complexo – os especialistas consultados ressaltam: nada melhor que um condômino, morador do prédio, para exercer o cargo de síndico. E, apenas quando não houver nenhum morador interessado na vaga, é que vale a pena buscar essa ajuda profissional. Uma boa contratação também é essencial, já que, apesar de profissional apto para a função, o síndico contratado não isenta o condomínio de nenhum tipo de responsabilidade ou tarefa. Pelo contrário: é ainda mais importante se manter a par da gestão do condomínio, já que seu administrador maior não será afetado por possíveis arrecadações extras ou pela diminuição do valor do bem, caso esse venha a se desvalorizar por falta de cuidados, por exemplo. Administradoras O síndico, quando profissional, passa a ser mais um dos muitos prestadores de serviço do condomínio. Mesmo sendo qualificados para o cargo, a maioria prefere ter o respaldo de uma administradora de condomínios. A empresa fica responsável pela parte de cobrança e recrutamento de pessoal, área em que os síndicos profissionais não costumam atuar. Em alguns locais, a falta de interesse pelo cargo de síndico faz com que a administradora fique com a função por certo período de tempo, o que está longe do ideal. Justamente por ser o síndico quem fiscaliza o trabalho da administradora, fica desconfortável tanto para a empresa, quanto para o condomínio, o acúmulo de funções. As empresas, em geral, não se sentem à vontade com a situação e, nesses casos, recomendam a atuação do síndico profissional para não haver esse “acúmulo de função”. Perfil Como irá tratar principalmente com pessoas, o síndico profissional deve ter características de liderança e organização; ser paciente e saber ouvir os anseios e pedidos dos moradores. Também é interessante que ele saiba se comunicar, e seja bom negociador. Quanto à sua formação, o ideal é que ele tenha conhecimentos de administração de empresas, contabilidade, direito e recursos humanos. Infelizmente não há uma certificação básica para a função, mas entidades como o Secovi, Escola de Síndicos e Gábor RH costumam oferecer cursos e capacitação para síndicos em geral (profissionais ou não). Pagamento Em geral, o síndico profissional não atua em apenas um condomínio. Ele tem alguns clientes e se reveza entre os empreendimentos. Seu pagamento depende das horas gastas não apenas dentro do condomínio, mas também resolvendo assuntos relativos ao local. Em São Paulo, hoje, a média de preços varia de R$1.500 a R$ 4 mil mensais, dependendo do tempo que o síndico emprega no condomínio, do tamanho do empreendimento e da arrecadação do local. O pagamento ao profissional deve ser feito mediante notas fiscais. Contratação Como o profissional será um prestador de serviços do condomínio, é de extrema importância saber quem ele é. Procure se informar com outros clientes, ter conhecimento de como é executado o serviço, o cotidiano dele no trabalho, o relacionamento com moradores, o trato com os funcionários. Ele também deve apresentar certidões atualizadas do INSS, Receita Federal, Previdência Privada, prefeitura e cartórios de protesto. Como ele irá atuar como prestador de serviços, cheque também a situação financeira da empresa. Para tomar posse do cargo, o síndico profissional deve ser eleito, como qualquer síndico, por meio de uma assembleia. O ideal é que nesse encontro os moradores e o futuro síndico alinhem suas expectativas para o futuro, evitando problemas provenientes da falta de diálogo. Saiba mais sobre: Recolhimento de Tributos ao contratar Serviços para o condomínio Saiba mais sobre: Como realizar cotações de serviços para condomínios Contrato No contrato de prestação de serviços do síndico deve estar bem claro o que será considerado uma hora de trabalho, as condições de serviço do profissional, suas funções, sua remuneração. Também deve estar explícito como se deve encerrar a prestação de serviços. Em geral, se dá um prazo de 30 ou 60 dias para a finalização da parceria. Riscos Contratar um profissional que não tenha gabarito suficiente para exercer a função é um grande risco para o condomínio. Um síndico sem qualificação pode deixar o condomínio acéfalo: com seguros vencidos, por exemplo, ou com dívidas trabalhistas que não foram pagas. As fontes ouvidas sugeriram também pesar, na hora de contratar esse serviço, os bens adquiridos pelo profissional. Afinal, se o síndico morador comete falhas graves e é levado à Justiça, é possível dispor de seus bens, como a sua unidade. Se o síndico profissional não contar com nenhuma garantia possível, como o condomínio ficará caso haja um grande furo nas suas finanças, provocado por má fé? Claro que sempre há a possibilidade de ações na Justiça, porém, a reflexão sobre o tema é importante. Serviço Acesse aqui Síndicos Profissionais em São Paulo Acesse aqui Síndicos Profissionais no Rio de Janeiro Acesse aqui Síndicos Profissionais em demais regiões do país (clique em "filtrar por estado") Acesse aqui Administradoras de Condomínios em SP e demais regiões

Gerente Predial

Conheça as Atribuições desse profissional, cada vez mais requisitado Muitos edifícios comerciais, e até condomínios residenciais de alto padrão, vêm adotando o cargo de gerente condominial em sua administração. Ele é uma espécie de super-zelador, lidando com gerenciamento dos funcionários, dos prestadores de serviço, ficando encarregado da manutenção e muitas vezes da administração "burocrática" do condomínio, para que o síndico se ocupe apenas do relacionamento com os condôminos. Muitos edifícios comerciais, e até condomínios residenciais de alto padrão, vêm adotando o cargo de gerente condominial em sua administração. Ele é uma espécie de super-zelador, lidando com gerenciamento dos funcionários, dos prestadores de serviço, ficando encarregado da manutenção e muitas vezes da administração "burocrática" do condomínio, para que o síndico se ocupe apenas do relacionamento com os condôminos. Perfil do profissional O gerente de condomínio, assim como o zelador comum, é o braço direito do síndico dentro do condomínio O que o diferencia do zelador é que sua função requer conhecimentos geralmente mais aprofundados em relação a assuntos técnicos (como a parte hidráulica e elétrica), além de lidar com assuntos burocráticos (compras, cotações) e administração de pessoal Segundo as fontes consultadas, um gerente de condomínio não necessariamente deve ter um curso superior, apesar de ser recomendável O perfil ideal seria a formação em engenharia ou, então, em administração com especialização em alguma área técnica ligada ao condomínio Atribuições O gerente, que funciona como uma espécie de superzelador, tem como atribuições básicas: Gerenciar o pessoal do prédio Realizar cotações e lidar com fornecedores Coordenar o controle de acesso dos edifícios, realizando relatórios periódicos de controle entregues ao síndico Ser capacitado a realizar trabalhos de prevenção e combate a incêndios Ter bons conhecimentos relacionados à parte elétrica e hidráulica dos edifícios Conhecer as normas técnicas e regulamentações relacionadas ao condomínio Conhecer os produtos disponíveis no mercado, da área de segurança à de limpeza Intermediar contatos entre construtora e proprietários Instruir funcionários com relação ao atendimento Ter preocupação constante com relação à segurança do edifício Ter conhecimento da Convenção e do Regulamento Interno do edifício Por gerenciar os funcionários do edifício, o gerente deve ter uma boa capacidade de comunicação e liderança Habilidades Conhecimento técnico em hidráulica, elétrica, manutenção predial e noções de engenharia O gerente condominial deve sempre acompanhar e motivar os funcionários Com relação aos terceirizados, o acompanhamento deve ser constante, mas feito por meio da supervisão da empresa contratada. Isso evita configurar vínculo empregatício O gerente deve ter uma boa comunicação e saber expressar com clareza e objetividade o que espera de cada funcionário É importante também que o gerente estabeleça uma rotina de trabalho, para que cada funcionário saiba o que dele se espera Os procedimentos devem ser reavaliados ou reforçados em reuniões periódicas de trabalho Uma chefia extremamente liberal, onde não há regras, gera insatisfação por parte dos moradores Por outro lado, uma chefia autoritária causa desmotivação e insatisfação dos funcionários O ideal é adotar um estilo "presente e democrático", em que o gerente ouve os funcionários ao mesmo tempo em que exige o cumprimento das tarefas Isso cria satisfação e aumenta a produtividade O gerente deve sempre checar se a prestadora de serviços está em dia com as obrigações trabalhistas, para evitar futuros problemas judiciais para o edifício